Oletko etätöissä ensimmäistä kertaa ja mukautuminen tuntuu haastavalta? Tuntuuko, ettei saa oikein mitään aikaan ja työnteko keskeytyy jostakin syystä vähänä väliä?

Monet ovat aloittaneet työnsä etänä ensimmäistä kertaa elämässään. Työnteko voi tuntua alkuun erittäin oudolle ja varsinkin lapsiperheissä etätyöarki on aikamoista tasapainottelua ja nuoralla kävelemistä.

Ei hätää sillä, olemme koonneet Sitefixin blogiin kokeneina etätyöntekijöinä teille mahdollisimman kattavasti vinkkejä, joiden avulla työnteosta etänä saa mahdollisimman mukavaa ja samalla tehokasta. Oli sitten kyseessä yksin asuva tai perheellinen etätyöläinen – kannattaa jatkaa lukemista!

Työympäristö

1) Suunnittele ja perusta itsellesi työpiste, joka on mahdollisimman vapaa häiriöistä
Koita sijoittaa työpisteesi siten, että se on mielellään poissa niistä päivittäisistä kotiaskareista, jotka vievät huomion erittäin helposti muualle.

2) Laittaessasi työpistettä itsellesi, tee se edellisenä iltana valmiiksi.
Tällä tavoin aamulla herätessäsi sinun on helpompi aloittaa valmiista työpisteestä päivän työt. Mikäli työpiste pitäisi joka päivä rakentaa uusiksi, tuntuu se haastavalta ja voimia vievältä hommalta, jota luonnollisesti voi helposti hieman siirtää tuonnemmaksi.

3) Sijoita työpisteesi siten, että kotisi langaton(WiFi) verkon signaali on mahdollisimman vahva.
Etätyössä tulee normaalia enemmän käytettyä nettiä erilaisiin kokouksiin ja puheluihin – on siis hyvä pitää huolta, että työpisteesi on sijoitettu pienen kantaman päähän modeemista.

4) Oikeanlaiset työvälineet helpottavat työntekoa.
Läppäri, pöytäkone, headset, hiiri, näppäimistö.. työvälineet vaihtelee kullakin työntekijällä ja vakanssilla. Ohjeena olisi kuitenkin pitää etätyöpisteen työvälineet mahdollisimman lähellä samaa kokoonpanoa, kuin sinulla olisi toimistolla ollessasi.

5) Mukavuus mielessä, mutta ei prioriteettina liian korkealla.
Ajatus etätyöstä sohvalla löhöillen tai sängyssä maaten voi kuulostaa monelle todelliselta unelmalta. Käytäntö todistaa asian kuitenkin toiseksi: monen tunnin makaaminen sohvalla tai sängyssä läppärin kanssa ei todella tee hyvää kenenkään keholla tai ryhdille. TV:n äärellä kynnys Netflixin päälle laittamiseen on aika pieni ja taas sängyssä on liian helppo nukkua pienet päiväunet kesken työpäivän.

Paras olisi siis saada työkone pöydälle, jonka äärellä istut. Kaikilla ei ole omaa työpöytää – mikä tahansa pöytä tai taso kelpaa.

Tuottavuus

6) Tee joka aamu itsellesi oma to-do lista asioista, jotka haluat tehdä ja saada valmiiksi.
Tehtävien listaaminen itsessään auttaa hahmottamaan kokonaisuutta ja niiden priorisoiminen päivälle auttaa sinua saamaan asioita tehdyksi.

7) Mykistä henkilökohtaiset sosiaaliset kanavat ja oma puhelin.
Pienikin ilmoitusääni saa ihmisen keskittymisen herpaantumaan. Voit tarkistaa omia somekanavia vaikkapa tauoilla ja lounaalla koostetusti.

8) Pidä samat tavat ja rituaalit kuin toimistolla ollessasi.
Voit pukeutua aamuisin kuten olisit lähdössä toimistolle – tottakai soveltaa sopii, jos tapana on ollut laittaa silitetty puku päälle. Syö lounas normaaliin aikaan ja muista pitää taukoja sopivin väliajoin.

9) Muista liikkua
Toimistolla ollessasi työpäivän aikana usein tulee liikuttua lounastauolla, kahvitauolla ja erilaisiin kokouksiin pitää yleensä jollakin tapaa siirtyä. Kotoa käsin etätyössä samaiset liikkumiset vähenevät paljon ja siksi onkin tärkeä muistaa välillä venytellä tai vaikkapa taukojumpata. Myös kesken päivän voi tehdä 15 minuutin kävelylenkin lähialueella.

Tällä tavoin pysyt virkeämpänä läpi työpäivän.

Kokoukset etänä

10) Pidä mikrofoni mykistettynä, kun et puhu.
Kotona on useimmiten enemmän taustameteliä kuin toimiston hiljaisissa kokouskopeissa tai huoneissa. Tästä syystä on hyvä mykistää oma mikrofoni aina kun et puhu.

11) Käytä kuulokkeita.
Kuulokkeita käyttäessäsi pystyt keskittymään paremmin eikä taustamelu tai muut äänet häiritse lainkaan.

12) Suosi videokuvaa mikäli se on mahdollista.
Poikkeuksellisina aikoina ihmiskontaktit ovat hyvin vähissä ja täten on suositeltavaa, että etäkokouksissa käytettäisiin videokuvaa, joka auttaa kanssakäymistä. Videokuvan avulla välittyy äänen lisäksi myös tunteita, jotka ovat varmasti monelle meistä erittäin tervetulleita.

Fyysinen ja henkinen kunto

13) Pidä huoli säännöllisestä syömisestä.
Etätyössä helposti ajanhallinta karkaa käsistä ja normaalit tavat kuten aamupalat, välipalat, kahvit ja lounaat jää hyvin lyhyeksi ja muodostuvat samalla epäsäännöllisiksi.

On siis tärkeätä pitää yllä säännöllistä ruokailua – tarkoittaa aamupalaa, lounasta ja välipalaa.

14) Pidä taukoja säännöllisesti.
Etätöissä voi usein huomata päivän päätteeksi tuijottaneensa koko päivän tietokoneen näyttöä tauotta. Toimistolla ollessasi taas useimmiten taukojen pitäminen on helpompaa.

Muista siis pitää vaikkapa tunnin välein pieniä hengähdystaukoja – tarkoittaen, että poistut koneen ääreltä vaikkapa tekemään jotain muuta. Myös erilaiset taukojumpat ovat nyt saaneet aivan uuden arvon – monet liikunta-alan ammattilaiset ovatkin jakaneet somessa hyviä taukojumppavinkkejä sekä -videoita.

15) Aseta itsellesi työajat.
Tämä on erittäin tärkeä asia, sillä monesti etätyössä työpäivät tuntuvat venyvän, tauot jäävät pitämättä ja huomaa tehneensä päivän päätteeksi monta tuntia enemmän töitä oikean työajan lisäksi.

Päätä siis mihin aikaan aloitat päiväsi ja mihin aikaan suljet koneen.

Kanssakäyminen kollegoiden kanssa

16) Etänäkin voi pitää kahvi ja lounashetkiä.
Millaisia hetkiä toimistolla teillä on työkavereitten kanssa? Ovatko ne kenties aamukahvit, kivat lounaat samassa paikassa vai yhteiset taukojumpat?

Etänä kannattaa niin ikään jatkaa edellä mainittuja hetkiä. Mikäpä sen mukavampaa kuin vaihtaa aamulla säännöllisesti kuulumiset kahvikupin äärellä videoyhteydellä 🙂

17) Opi tuntemaan työkavereiden suosimat keskustelutavat etänä.
Toiset meistä ei välttämättä halua heti aamusta avata sitä videoyhteyttä vaan suosivat esim Slack/Teams/Email -viestejä. Toiset taas tykkäävät soittaa kuvan kera ja olla läsnä.

On hyvä oppia tuntemaan kollegoiden suosimat keskustelutavat etänä ja täten tehdä kommunikoinnista mukavaa kaikille!

Etätyö perheissä

18) Pidä työpiste erillään muista, jos mahdollista.
Lapsiperheissä isoksi haasteeksi voi muodostua ne jatkuvat keskeytykset lapsien suunnalta. Tämä on hyvin ymmärrettävää, mutta myös järjestettävissä. Jos mahdollista niin oma etätyöpiste kannattaa sijoittaa mahdollisimman erilleen muista ja siten vähentää jatkuvia keskeytyksiä.

19) Käy läpi muiden perheenjäsenten kanssa, miten työskentelet
Kerro muille perheenjäsenillesi omasta työajasta, milloin se alkaa ja milloin se päättyy. On myös hyvä painottaa, että vaikka oletkin kotona, se ei kuitenkaan tarkoita, että olet jatkuvasti muiden käytettävissä. Voit sopia lasten kanssa myös, että voidaan vaikkapa tehdä taukojumpat yhdessä.

20) Ole joustava, ymmärrä ja anna anteeksi
Monet meistä ovat uuden äärellä ja varmasti tulee eteen helppoja sekä nihkeitäkin päiviä. Olet kenties nähnyt ja kuullut kokouksissa kollegoiden lasten/puolison äänet tai jonkun taustamelun – eikä se oikeastaan vaikuttanut siihen kokoukseen mitenkään.

Anna itsellesi armoa myös etätyössä.
Anna anteeksi ja ymmärrä omia perheenjäseniä, työkavereita ja asiakkaitasi.